Triết lý Kaizen và ứng dụng trong vận hành của Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật và Ô tô Trường Long

         Để tối ưu hóa quá trình quản lý và kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng nhiều phương thức khác nhau. Triết lý “Kaizen” được nhiều doanh nghiệp áp dụng, trong đó có Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật và Ô tô Trường Long. Cùng Trường Long tìm hiểu những thông tin thú vị về “Kaizen” và những hiệu quả mà phương thức này mang lại cho doanh nghiệp nhé.

1. Kaizen là gì?

          Trong quản lý doanh nghiệp, chúng ta không thể không nhắc đến Nhật Bản, một quốc gia đi đầu trong lĩnh vực này. Những nguyên tắc quản lý vô cùng hiệu quả và linh hoạt phải kể đến như Kaizen. Kaizen được nhắc đến nhưng không phải ai cũng hiểu rõ Kaizen là gì?
          Từ Kaizen là một thuật ngữ kinh tế bắt nguồn từ Nhật Bản và mở đầu từ những năm 1950s của thế kỷ trước. Kaizen vốn được ghép từ hai từ: “kai” có nghĩa là thay đổi và “zen” có nghĩa là tốt hơn. Chúng ta có thể hiểu “Kaizen” có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hay “cải tiến liên tục”.
           Và trong tiếng anh, từ “Kaizen” có thể hiểu là “continuous improvement” (Carnerud, 2018) có nghĩa là "cải tiến liên tục". 
           Thế nhưng, có nhiều người hiểu lầm Kaizen với thuật ngữ “innovation” - “đổi mới” nên nghĩa sẽ bao quát hơn, phát triển toàn diện từ con người, máy móc thiết bị đến môi trường. Trên thực tế văn hóa này thường được xây dựng dựa trên sự thay đổi của bộ phận nhân lực trong doanh nghiệp để không ngừng cải tiến quá trình làm việc, sản phẩm và dịch vụ.
          Do đó, quá trình chuyển đổi và vận hành theo triết lý Kaizen cần thời gian và có kế hoạch chuyển đổi lâu dài. Chuyển đổi từ những vấn đề nhỏ nhất, chắc chắn và bền vững để không mắc sai phạm trong quá trình vận hành.

"Kaizen" là triết lý kinh doanh mang lại hiệu quả vượt trội

2. Đặc điểm của Kaizen

          Trong quá trình vận hành, triết lý Kaizen có nhiều đặc tính khác nhau nhưng chúng ta có thể hiểu những đặc điểm nổi bật như sau:
        1. Sự bình đẳng trong nội bộ: Tất cả mọi người trong tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình cải tiến, từ nhân viên cấp dưới đến cấp cao.

         2. Tư duy mở và sẵn lòng học hỏi: Văn hóa Kaizen khuyến khích việc chấp nhận sự thay đổi và học hỏi từ các sai sót và thất bại để cải thiện.
        3. Nâng cao tinh thần trách nhiệm: Mọi người trong tổ chức được khuyến khích đề xuất và thực hiện các cải tiến một cách tự chủ.
         4. Quy trình cải tiến liên tục: Văn hóa này không nhất thiết phải làm những thay đổi lớn mỗi lần, nhưng thường xuyên áp dụng những cải tiến nhỏ để nâng cao hiệu suất và chất lượng.
       5. Tập trung vào giá trị tốt đẹp cho khách hàng: Mục tiêu cuối cùng của Kaizen là cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
          6. Sự đo lường và phản hồi liên tục: Doanh nghiệp thường sử dụng các chỉ số và đánh giá liên tục để theo dõi tiến độ của các cải tiến và đảm bảo rằng chúng đem lại giá trị thực cho tổ chức.

3. Toyota và Hành Trình Áp Dụng Kaizen Trong Quản Lý

            Hino Trường Long tự hào khi là đại lý ủy quyền chính thức của Hino Motors Việt Nam (công ty con của Hino Motors Nhật Bản và nằm dưới sự quản lý của Tập đoàn Toyota). Những thành tựu mà Toyota đạt được tới thời điểm chính là mục tiêu mà Trường Long luôn hướng đến.
             3.1 Những khủng hoảng mà Toyota đã trải qua

Toyota đã áp dụng rất thành công triết lý "Kaizen"
             

              Từ lâu người dân Việt Nam vốn đã rất quen thuộc với nhãn hiệu Toyota, vốn là một nhà sản xuất xe ô tô Nhật Bản hàng đầu trên thế giới và doanh số hằng năm tại thị trường Việt Nam là vô cùng to lớn.  Chúng ta dễ dàng bắt gặp vô số những chiếc xe ô tô Toyota từ phân khúc bình dân đến cao cấp trên đường phố hằng ngày.  Chính sách chất lượng và bảo hành của Toyota là không thể bàn cãi. 
              Thế nhưng, trong quá trình hoạt động của mình, Toyota vẫn trải qua nhiều thăng trầm và Kaizen như một phương pháp quản lý nghệ thuật đã được ứng dụng để vượt qua thách thức và duy trì chính sách “từ chối sa thải nhân viên”.
               Trong suốt quá trình phát triển của mình, Toyota đã nhiều lần đối mặt với các khủng hoảng như cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 hay thảm họa động đất và sóng thần kinh hoàng tại Nhật Bản và Thái Lan. Dù trong những hoàn cảnh khó khăn nhất, Toyota vẫn kiên định với chính sách không sa thải nhân viên.
               3.2 Chi Phí và Cam Kết Đối Với Nhân Viên

           Vào cuộc khủng hoảng tài chính Châu Á năm 1997, Toyota Thái Lan đã trải qua bốn năm lỗ liên tiếp nhưng không hề giảm biên chế.

            Quyết sách này được đưa ra bởi Hiroshi Okuda, Chủ tịch Toyota thời điểm đó. Ông đã chỉ thị, “Giảm chi phí ở mọi mặt nhưng không động đến nhân viên.” Chính sách này đã dẫn đến việc Moody’s hạ bậc tín nhiệm của Toyota từ AAA xuống AA1 vào tháng 8 năm 1998, khiến Toyota phải chịu lãi suất vay cao hơn và tốn thêm 220 triệu USD mỗi năm. Tuy nhiên, công ty vẫn không từ bỏ cam kết bảo đảm việc làm cho nhân viên. 

4. Lý Do Toyota Tồn Tại Lâu Đến Vậy 

          Toyota đã áp dụng Kaizen, một hệ thống được phát triển từ nơi làm việc, như một cách để đào tạo nhân viên biết suy nghĩ và đóng góp ý kiến. Để mọi người hành động, họ cần cảm thấy mình có tiếng nói và tự tin với quyết định của mình. Cách thức thúc đẩy điều này rất đơn giản: lãnh đạo chỉ cần tạo ra thử thách để khuyến khích nhân viên suy nghĩ và tìm giải pháp. 

         4.1 Sự Ra Đời Của Dòng Xe Soluna 

         Sự ra đời của dòng xe Soluna tại Thái Lan là một ví dụ về cách áp dụng Kaizen vào sản phẩm. Takeshi Yoshida, kỹ sư trưởng, đã thử nghiệm một cách làm mới mẻ bằng cách yêu cầu các kỹ sư thiết kế một mẫu xe rẻ hơn Corolla. 

         Ban đầu, nhân viên không thể tưởng tượng ra một mẫu xe thấp hơn Corolla như thế nào. Nhưng sau khi Yoshida giới thiệu một mẫu xe rẻ mạt, nhiều ý tưởng sáng tạo đã được đưa ra, cuối cùng dẫn đến sự thành công của mẫu xe Soluna. 

         4.2 Kaizen Theo Cách Toyota 

          Phong cách Kaizen của Toyota chính là việc dùng trí tuệ con người làm nền tảng. Người lãnh đạo có nhiệm vụ tạo ra môi trường để khai thác và tổng hợp trí tuệ này. Những cải tiến nhỏ được tích lũy qua thời gian sẽ tạo ra những kết quả đột phá lâu dài. 

5. Ứng dụng thực tế vào việc kinh doanh của Hino Trường Long 

          Công ty Trường Long tự hào khi là đối tác của nhiều thương hiệu lớn đến từ Nhật Bản. Công ty là một trong những đại lý 3S đầu tiên của Hino Motors Việt Nam (trực thuộc của HINO Nhật Bản, vốn là công ty con của Tập đoàn Ô tô Toyota). Thừa hưởng những giá trị tuyệt vời từ phong cách quản lý của những đơn vị ô tô hàng đầu trên thế giới, Trường Long đã và đang áp dụng triết lý Kaizen vào trong quá trình vận hành, sản xuất của mình. Đây là bước tiến quan trọng, góp phần giúp cho công ty thêm vững mạnh, đoàn kết và sáng tạo hơn trong công việc.

Trường Long luôn tổ chức các khóa học định kì cho công nhân viên

           Áp dụng những quan điểm quản lý tối ưu. Công ty Trường Long luôn đặt giá trị con người lên hàng đầu. Bước đầu tiên chính là đảm bảo chất lượng đời sống của người lao động, kế tiếp sẽ chủ động tạo bàn đạp để mỗi nhân viên phát huy tối đa năng lực làm việc của mình. Từ khi thành lập đến nay, Công ty Trường Long đã đối mặt với nhiều khó khăn: Đại dịch Covid 19, khủng hoảng kinh tế sau dịch. Tuy nhiên Công ty Trường Long vẫn giữ vững mục tiêu và luôn quan tâm, bảo vệ đời sống của công nhân viên của mình. 

             5.1 Quan tâm đến đời sống công nhân viên sau đại dịch Covid 19

          Đại dịch Covid 19 do virus SARS - Cov - 2 bùng phát vào đầu năm 2020 ở Việt Nam đã gây ra nhiều tác động mạnh mẽ đến đời sống và nền kinh tế. Để giảm sự lây lan nguồn bệnh trong cộng đồng, chính sách hạn chế di chuyển đã được Chính phủ được ban hành, dẫn đến một số hoạt động kinh doanh-sản xuất bị ngưng trệ. Trường Long cũng như một số doanh nghiệp khác phải tiến hành tạm thời dừng hoạt động theo chính sách của Chính Phủ. 

           Trong thời gian này, với sự nỗ lực của Ban lãnh đạo, Trường Long vẫn hỗ trợ một phần chi phí sinh hoạt cho CBNV. Đây là hành động thiết thực thể hiện mục đích cam kết đảm bảo đời sống cho người lao động của Trường Long. Sau khi đại dịch Covid 19 được kiểm soát, Chính phủ cho phép các hoạt động sản xuất được vận hành bình thường, Trường Long vẫn duy trì các hoạt động như tuyên truyền, cung cấp dụng cụ y tế phòng tránh bệnh cho người lao động để hạn chế sự tái phát dịch bệnh.

          5.2 Bình đẳng, tự do phát huy năng lực cá nhân 

           Tại Công ty Trường Long, hệ thống quản lý Kaizen không chỉ hoạt động độc lập trên mỗi người lao động. Khi vận dụng hiệu quả, người lao động sẽ vận động dựa trên sự suy nghĩ từ đó đẩy mạnh quá trình trao đổi, nêu ý kiến và tự tin hành động theo hướng tích cực.

Mỗi nhân sự ở Trường Long luôn được tạo điều kiện tốt nhất để phát triển năng lực chính mình

           Và khi ứng dụng, một câu hỏi được đặt ra: làm thế nào để một người có thể tự tin nêu ý kiến của mình? Vấn đề này sẽ được bộ phận lãnh đạo quan tâm và kiểm soát: luôn quan tâm đến tình hình của từng phòng ban riêng biệt, so sánh và đánh giá hiệu quả, vướng mắc cũng như gợi ý cách giải quyết. Nhưng chủ động gợi ý mục tiêu, kích thích nhân viên suy nghĩ và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, không phân biệt giới tính cũng như nhóm ngành mà người lao động làm việc. Luôn tôn trọng và lắng nghe quan điểm, ý kiến của từng cá nhân không phân biệt cấp bậc và vị trí làm việc. 

           5.3 Những sáng kiến phát triển sản phẩm 

            Ở Công ty Trường Long, việc nghiên cứu và cải thiện chất lượng sản phẩm vô cùng quan trọng. Do đó công ty luôn khuyến khích sự kết hợp giữa các cá nhân, bộ phận với nhau để bổ trợ cho nhau một cách tốt nhất. Với tính chất và ngành hàng khác nhau nên ô tô tải của từng địa phương sẽ có thiết kế khác nhau, những đơn vị như phòng kinh doanh sẽ nắm rõ đặc điểm của thị trường, nhu cầu của khách hàng và đặc tính của sản phẩm. Từ đó sẽ dễ dàng nắm bắt và truyền thông tin đến phòng thiết kế… Với Kaizen, trí tuệ của con người là gốc rễ, người lãnh đạo sẽ đóng vai trò quan trọng khi “điều tiết và lôi kéo” những ý tưởng đó với nhau, tạo ra những sản phẩm tuyệt vời cuối cùng.

           5.4 Đầu tư và trang thiết bị máy móc 

           Một trong những yếu tố quyết định sự thành công chính là đầu tư vào trang thiết bị máy móc. Trong thời điểm hiện đại, quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa được đẩy mạnh, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào trong quá trình sản xuất không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của người lao động mà còn giúp sản phẩm có chất lượng tốt hơn. 

         Mặc khác, đây cũng là cách mà Hino Trường Long nâng cao chất lượng của môi trường làm việc đồng thời kích thích người lao động học hỏi những kiến thức mới nhằm thích ứng với điều kiện làm việc trong môi trường kỹ thuật cao. Từ đó tạo tiền đề cho người lao động hội nhập với thời đại mới 4.0 và dễ dàng thích ứng với tình hình công nghiệp hóa - hiện đại hóa như hiện tại.

Trang thiết bị hiện đại là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

 6. Lợi ích mà Kaizen mang đến cho doanh nghiệp 

           Kaizen mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, phải kể đến 2 lợi ích điểm hình khi áp dụng thành công: 

           6.1 Lợi ích hữu hình

          Khi ứng dụng triết lý Kaizen, Công ty Trường Long đã nhận thấy rằng: trong quá trình vận hành, các chi phí giảm thiểu rõ rệt song song đó tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp. Các hao phí phát sinh: sản phẩm lỗi, hàng tồn kho, chi phí tiếp thị, chi phí vận chuyển và phế phẩm trong quá trình sản xuất giảm đi rõ rệt. Tại nhà máy, các công nhân cũng không tốn quá nhiều thời gian để phân loại hàng, phụ tùng vì đã có những quy định phân chia ở khâu tiếp nhận. Ngoài ra, các công tác vận chuyển, sửa chữa, lắp đặt cũng đã có quy trình, không cần tốn quá nhiều công sức. 

           6.2 Lợi ích vô hình 

           Khi áp dụng triết lý Kaizen vào sản xuất, chúng ta không chỉ nhận được những lợi ích hữu hình mà còn nhận được ba lợi ích vô hình từ mô hình này. Đầu tiên chính là động lực phát triển của từng nhân viên. Học hỏi, sáng tạo và luôn đưa ra những sáng kiến giúp cho công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Tinh thần đoàn kết giữa đội ngũ nhân viên cao hơn. Đồng thời tạo ra môi trường làm việc năng động, sáng tạo nhưng không kém phần bình đẳng giữa các thành viên với nhau. Hình thành văn hóa tiết kiệm trong công ty cũng như cách làm việc logic, hiệu quả.

 Xem thông tin Giới thiệu nhà máy đóng thùng Trường Long: 

Tạm kết

             Với Hino Trường Long, “Kaizen” không chỉ là một phương pháp quản lý, mà là một triết lý sống động đem lại nhiều lợi ích. Sự chú trọng vào yếu tố con người là chìa khóa để mở ra cánh cửa của sự tiến bộ, đồng thời là liệu pháp để phát triển bền vững trong tương lai.